Por Ana Luiza Nakama

No contexto da globalização, onde as mudanças ocorrem rapidamente e o mercado fica cada vez mais acirrado, as empresas buscam continuamente a vantagem competitiva e assuntos como crescimento, fortalecimento de imagem, excelência operacional e qualidade tornam-se recorrentes dentro das organizações. Um bom começo para se trabalhar tais temas seria a padronização dos processos pois afeta diretamente cada um deles, principalmente a gestão da qualidade.

A falta da padronização de processos pode acarretar em variações na produtividade, na qualidade do serviço, nos custos, e na análise de fatos e dados poucos confiáveis.

É importante perceber que com os processos definidos você cria condições para que cada colaborador possa assumir suas responsabilidades e os resultados sobre eles. É possível obter um controle maior sobre as atividades a serem exercidas, ou seja, sabe-se o era para ser feito, o que foi feito, analisar resultados e tomar decisões. Os riscos diminuem e a gestão passa a ser preventiva e não corretiva, devido ao conhecimento prévio da situação, em relação aos fatores internos.

Cada vez mais as empresas sentem a necessidade de processos mais ágeis e seguros, e quanto maior o controle sobre eles, maior é a chance de agilizar as atividades e obter resultados mais confiáveis. A chance de retrabalho é mínima e isso economiza tempo e dinheiro. Uma abordagem padronizada estabelece uma linguagem comum entre os membros da equipe, melhorando a comunicação interna e consequentemente otimizando a execução das tarefas.

Para que a padronização dos processos possa surtir melhor efeito e menor resistência da equipe, é importante a participação dos mesmos na criação do documento de padronização, afinal são eles que vivenciam as situações do dia-a-dia. Isso acarreta maior envolvimento e comprometimento dos colaboradores.

É necessário que isto tudo esteja documentado e deve ser divulgado e disponível para todos os colaboradores da empresa. Não podemos esquecer no entanto, que os padrões devem ser revisados e atualizados periodicamente.

Esta é uma ferramenta para que se tenha uma visão panorâmica da empresa, a equipe passa a entender melhor seus processos e a importância da participação de cada colaborador em cada fase do processo para atingir um objetivo maior.